Guía práctica: 5 pasos para organizar un evento solidario y cómo recaudar dinero

Organizar un evento benéfico o sin ánimo de lucro puede ser una tarea emocionante y gratificante. Si tienes la ilusión y las ganas de promover causas sociales, te felicitamos por tu admirable labor. En eAgora, entendemos la importancia de apoyar y contribuir a proyectos benéficos, por lo que queremos compartir contigo algunos consejos y recomendaciones para que tu evento sea un verdadero éxito. Desde la planificación inicial hasta la comunicación y la venta de entradas, descubrirás cómo hacer que tu evento benéfico logre alcanzar tus objetivos.

¿Cómo organizar un evento benéfico en 5 pasos?

Organizar un evento benéfico puede parecer una tarea desafiante, pero con una planificación adecuada y las estrategias correctas, puedes hacer que sea una experiencia gratificante y exitosa.

1. Define tu objetivo y elige una causa: Antes de comenzar, define claramente el propósito de tu evento benéfico y selecciona una causa con la que te identifiques. ¿Deseas apoyar a una organización en particular o abordar un problema social específico? Antes de comenzar a organizar tu evento benéfico, es crucial tener claro cuál es tu objetivo principal. Si bien recaudar dinero suele ser el objetivo principal, también es posible buscar otros activos valiosos, como la obtención de nuevos voluntarios, dar a conocer tus actividades o proyectos sociales, o promocionar tu ONG o Fundación. Definir tu objetivo te permitirá enfocar tus esfuerzos de manera efectiva. Al tener un objetivo claro, podrás orientar todos tus esfuerzos hacia él.

Ideas para eventos solidarios

Una vez que hayas establecido tu objetivo, es momento de considerar los diferentes tipos de eventos solidarios que puedes organizar. Aquí te presentamos algunas ideas:

• • Eventos musicales: Considera la posibilidad de organizar conciertos benéficos, festivales solidarios o presentaciones de artistas que estén dispuestos a ofrecer descuentos o asistir de forma gratuita. La música tiene el poder de unir a las personas y atraer a un público diverso, lo que puede ser beneficioso para tu causa.
  • Eventos gastronómicos: Organizar cenas benéficas, brunchs, catas de vino, paellas gigantes o excursiones a bodegas puede ser una excelente manera de combinar el placer de la comida y la bebida con la solidaridad. Además, este tipo de eventos suelen tener un alto potencial de recaudación.
  • Juegos y entretenimiento: Si buscas una opción divertida y atractiva, considera la realización de eventos con juegos como el bingo, cartas u otros juegos que cumplan con la normativa local sobre juegos y apuestas. Estos eventos pueden generar emoción y participación activa de los asistentes, además de recaudar fondos para tu causa.
  • Eventos para niños: Piensa en actividades enfocadas en los más pequeños, como excursiones, campamentos, visitas a museos o cualquier otra actividad lúdica que pueda captar su atención. Los eventos para niños no solo pueden recaudar fondos, sino también educar y concienciar a las generaciones futuras sobre la importancia de la solidaridad.
  • Eventos deportivos: Si deseas involucrar a los amantes del deporte, considera la organización de partidos solidarios, carreras populares, maratones o torneos de diferentes deportes. Estos eventos suelen atraer patrocinadores con mayor facilidad y permiten fomentar un estilo de vida saludable mientras se apoya una causa benéfica.
  • Galas o fiestas benéficas: Las galas y fiestas benéficas son eventos sociales destacados que suelen incluir concursos de baile, subastas, cenas elegantes y espectáculos en vivo. Estas ocasiones especiales no solo generan fondos, sino que también ofrecen la oportunidad de establecer contactos y promover tu causa entre un público más amplio.
  • Actividades culturales: Considera la organización de visitas a museos, mercadillos solidarios, exposiciones, charlas, talleres, cursos, conferencias o monólogos relacionados con tu causa benéfica. Estas actividades culturales no solo proporcionan entretenimiento, sino que también permiten difundir información valiosa y crear conciencia sobre la problemática que deseas abordar.

Recuerda que la elección del tipo de evento dependerá de tus recursos, la causa que deseas apoyar y el público al que deseas llegar. Selecciona la opción que mejor se adapte a tus objetivos y posibilidades. Una vez que hayas definido tu objetivo y elegido el tipo de evento, estarás listo para pasar al siguiente paso: la planificación detallada.

2. Planifica la logística del evento: Establece una fecha, hora y lugar para tu evento. Considera el tamaño esperado de la audiencia y asegúrate de contar con un espacio adecuado. Además, organiza los aspectos logísticos, como la obtención de permisos, la contratación de proveedores y la planificación de la infraestructura necesaria, como el sonido, la iluminación y los equipos audiovisuales.

3. Crea un equipo de voluntarios: El éxito de tu evento benéfico depende en gran medida del trabajo en equipo. Recluta voluntarios entusiastas y comprometidos que estén dispuestos a colaborar en la organización y ejecución del evento. Asigna responsabilidades específicas a cada miembro del equipo para asegurarte de que todas las tareas estén cubiertas.

4. Promociona tu evento: La comunicación efectiva es clave para atraer a la audiencia adecuada a tu evento benéfico. Utiliza las redes sociales, crea un sitio web o blog dedicado al evento y envía comunicados de prensa a medios locales. Además, colabora con influencers o personalidades relevantes que puedan ayudar a difundir el mensaje de tu evento y atraer más participantes.

También puedes aprovechar plataformas como eAgora para mejorar la comunicación y la gestión de tu evento benéfico. eAgora ofrece diversas funcionalidades que pueden ser de gran utilidad:

• • Notificaciones en el móvil: Podrás enviar recordatorios, actualizaciones e información relevante a los participantes del evento directamente a través de sus dispositivos móviles. Esto garantiza que estén informados y comprometidos en todo momento.
  • Sección de noticias: Emplea esta sección para compartir noticias relacionadas con tu evento benéfico, historias inspiradoras, testimonios de personas beneficiadas por la causa, avances en la recaudación de fondos y cualquier otra información valiosa que desees comunicar.
  • Agenda de la app: Proporciona una agenda detallada del evento, incluyendo horarios, ubicaciones y descripciones de las actividades. Esto ayudará a los participantes a planificar su asistencia y aprovechar al máximo la experiencia del evento.
  • Integración con tu web y redes sociales: Ahorra tiempo en la publicación de comunicados y actualizaciones en diversas plataformas y gestiona todo desde un mismo lugar. También podrás programar contenidos, lo que simplificará aún más la gestión del evento, permitiéndote centrarte en otros aspectos importantes.
  • Gestión de venta de entradas: eAgora puede ser una plataforma útil para gestionar la venta de entradas o inscripciones al evento. Además, ofrece opciones de pago seguras y sencillas, lo que facilita la recaudación de fondos benéficos.

5. Ofrece actividades y experiencias atractivas: Diseña un programa de actividades emocionante que involucre a los asistentes y refuerce el propósito del evento. Considera la posibilidad de tener oradores inspiradores, presentaciones artísticas o actividades relacionadas con la causa benéfica. Asegúrate de ofrecer experiencias significativas que hagan que los participantes se sientan conectados con la causa y motivados a contribuir.

¿Cómo comunicar el evento solidario?

La comunicación efectiva es esencial para asegurar el éxito de tu evento solidario y alcanzar tus objetivos de recaudación de fondos. Aquí te presentamos algunas estrategias clave para comunicar tu evento de manera efectiva:

1. Define tu mensaje: Antes de comenzar a comunicar tu evento solidario, es importante tener claro cuál es el mensaje principal que deseas transmitir. ¿Cuál es la causa que apoyas y por qué es relevante? ¿Cuáles son los beneficios de participar en el evento? Define un mensaje claro y conciso que sea fácil de entender y que genere interés y empatía en tu audiencia.

2. Utiliza diversos canales de comunicación: No te limites a un solo canal de comunicación, aprovecha la diversidad de plataformas disponibles para llegar a diferentes segmentos de tu audiencia. Utiliza las redes sociales para compartir información sobre el evento, publicar actualizaciones, compartir testimonios y promover la venta de entradas. Además, considera la creación de un sitio web o blog dedicado al evento, donde puedas ofrecer información detallada, responder preguntas frecuentes y brindar un punto de contacto para los interesados.

También puedes aprovechar las ventajas de la plataforma all-in-one eAgora para mejorar tanto la comunicación como la gestión de tu evento benéfico. eAgora ofrece una variedad de funcionalidades que pueden ser de gran utilidad. Por un lado, podrás enviar notificaciones directamente a los participantes del evento a través de sus dispositivos móviles, manteniéndolos informados y comprometidos en todo momento. Además, podrás utilizar la sección de noticias para compartir novedades relacionadas con el evento, historias inspiradoras, testimonios de personas beneficiadas por la causa, avances en la recaudación de fondos y cualquier otra información relevante que desees transmitir. Asimismo, la agenda de la aplicación te permitirá proporcionar una programación detallada del evento, incluyendo horarios, ubicaciones y descripciones de las actividades, lo que facilitará a los participantes la planificación de su asistencia y les ayudará a aprovechar al máximo la experiencia. Además, eAgora se integra con tu sitio web y redes sociales, lo que te ahorrará tiempo al publicar comunicados y actualizaciones en diversas plataformas, y te permitirá gestionarlo todo desde un mismo lugar.

3. Crea contenido atractivo: El contenido visual y atractivo tiene un mayor impacto en la comunicación. Utiliza imágenes llamativas, videos cortos, infografías y testimonios para transmitir el mensaje de tu evento de manera efectiva. Asegúrate de que el contenido sea relevante, emocionalmente impactante y capaz de generar interacción y compartirse en redes sociales.

4. Colabora con influencers y aliados: Los influencers y las personas influyentes en tu comunidad pueden desempeñar un papel crucial en la difusión de tu evento solidario. Identifica a aquellos que estén alineados con tu causa y establece colaboraciones con ellos. Pueden ayudarte a amplificar el alcance de tu evento, generar interés y aumentar la participación.

5. Ofrece información clara y completa: Asegúrate de proporcionar información detallada sobre el evento, incluyendo la fecha, hora, ubicación, programa, actividades especiales y cualquier requisito específico. Facilita la compra de entradas o inscripciones, ofreciendo opciones de pago sencillas y seguras como eAgora. Además, responde rápidamente a las consultas y preguntas de los interesados, brindando un excelente servicio al cliente.

¿Cómo recaudar dinero en un evento solidario y qué plataforma emplear para vender entradas?