Guia pràctica: 5 passos per a organitzar un esdeveniment solidari i com recaptar diners

Organitzar un esdeveniment benèfic o sense ànim de lucre pot ser una tasca emocionant i gratificant. Si tens la il·lusió i les ganes de promoure causes socials, et felicitem per la teva admirable labor. A eAgora, entenem la importància de secundar i contribuir a projectes benèfics, per la qual cosa volem compartir amb tu alguns consells i recomanacions perquè el teu esdeveniment sigui un veritable èxit. Des de la planificació inicial fins a la comunicació i la venda d’entrades, descobriràs com fer que el teu esdeveniment benèfic aconsegueixi aconseguir els teus objectius.

Com organitzar un esdeveniment benèfic en 5 passos?

Organitzar un esdeveniment benèfic pot semblar una tasca desafiadora, però amb una planificació adequada i les estratègies correctes, pots fer que sigui una experiència gratificant i reeixida.

1. Defineix el teu objectiu i tria una causa: Abans de començar, defineix clarament el propòsit del teu esdeveniment benèfic i selecciona una causa amb la qual t’identifiquis. Desitges fer costat a una organització en particular o abordar un problema social específic? Abans de començar a organitzar el teu esdeveniment benèfic, és crucial tenir clar quin és el teu objectiu principal. Si bé recaptar diners sol ser l’objectiu principal, també és possible buscar altres actius valuosos, com l’obtenció de nous voluntaris, donar a conèixer les teves activitats o projectes socials, o promocionar la teva ONG o Fundació. Definir el teu objectiu et permetrà enfocar els teus esforços de manera efectiva. En tenir un objectiu clar, podràs orientar tots els teus esforços cap a ell.

Idees per a esdeveniments solidaris

Una vegada que hagis establert el teu objectiu, és moment de considerar els diferents tipus d’esdeveniments solidaris que pots organitzar. Aquí et presentem algunes idees:

• • Esdeveniments musicals: Considera la possibilitat d’organitzar concerts benèfics, festivals solidaris o presentacions d’artistes que estiguin disposats a oferir descomptes o assistir de manera gratuïta. La música té el poder d’unir a les persones i atreure a un públic divers, la qual cosa pot ser beneficiós per a la teva causa.
  • Esdeveniments gastronòmics: Organitzar sopars benèfics, brunchs, tastos de vi, paelles gegants o excursions a cellers pot ser una excel·lent manera de combinar el plaer del menjar i la beguda amb la solidaritat. A més, aquest tipus d’esdeveniments solen tenir un alt potencial de recaptació.
  • Jocs i entreteniment: Si busques una opció divertida i atractiva, considera la realització d’esdeveniments amb jocs com el bingo, cartes o altres jocs que compleixin amb la normativa local sobre jocs i apostes. Aquests esdeveniments poden generar emoció i participació activa dels assistents, a més de recaptar fons per a la teva causa.
  • Esdeveniments per a nens: Pensa en activitats enfocades en els més petits, com a excursions, campaments, visites a museus o qualsevol altra activitat lúdica que pugui captar la seva atenció. Els esdeveniments per a nens no sols poden recaptar fons, sinó també educar i conscienciar a les generacions futures sobre la importància de la solidaritat.
  • Esdeveniments esportius: Si desitges involucrar als amants de l’esport, considera l’organització de partits solidaris, carreres populars, maratons o tornejos de diferents esports. Aquests esdeveniments solen atreure patrocinadors amb major facilitat i permeten fomentar un estil de vida saludable mentre es dona suport a una causa benèfica.
  • Gales o festes benèfiques: Les gales i festes benèfiques són esdeveniments socials destacats que solen incloure concursos de ball, subhastes, sopars elegants i espectacles en viu. Aquestes ocasions especials no sols generen fons, sinó que també ofereixen l’oportunitat d’establir contactes i promoure la teva causa entre un públic més ampli.
  • Activitats culturals: Considera l’organització de visites a museus, mercats ambulants solidaris, exposicions, xerrades, tallers, cursos, conferències o monòlegs relacionats amb la teva causa benèfica. Aquestes activitats culturals no sols proporcionen entreteniment, sinó que també permeten difondre informació valuosa i crear consciència sobre la problemàtica que desitges abordar.

Recorda que l’elecció del tipus d’esdeveniment dependrà dels teus recursos, la causa que desitges secundar i el públic al qual desitges arribar. Selecciona l’opció que millor s’adapti als teus objectius i possibilitats. Una vegada que hagis definit el teu objectiu i triat el tipus d’esdeveniment, estaràs llest per a passar al següent pas: la planificació detallada.

2. Planifica la logística de l’esdeveniment: Estableix una data, hora i lloc per al teu esdeveniment. Considera la grandària esperada de l’audiència i assegura’t de comptar amb un espai adequat. A més, organitza els aspectes logístics, com l’obtenció de permisos, la contractació de proveïdors i la planificació de la infraestructura necessària, com el so, la il·luminació i els equips audiovisuals.

3. Crea un equip de voluntaris: L’èxit del teu esdeveniment benèfic depèn en gran manera del treball en equip. Recluta voluntaris entusiastes i compromesos que estiguin disposats a col·laborar en l’organització i execució de l’esdeveniment. Assigna responsabilitats específiques a cada membre de l’equip per a assegurar-te que totes les tasques estiguin cobertes.

4. Promociona el teu esdeveniment: La comunicació efectiva és clau per a atreure a l’audiència adequada al teu esdeveniment benèfic. Utilitza les xarxes socials, crea un lloc web o blog dedicat a l’esdeveniment i envia comunicats de premsa a mitjans locals. A més, col·labora amb influencers o personalitats rellevants que puguin ajudar a difondre el missatge del teu esdeveniment i atreure més participants.

També pots aprofitar plataformes com eAgora per a millorar la comunicació i la gestió del teu esdeveniment benèfic. eAgora ofereix diverses funcionalitats que poden ser de gran utilitat:

• • Notificacions en el mòbil: Podràs enviar recordatoris, actualitzacions i informació rellevant als participants de l’esdeveniment directament a través dels seus dispositius mòbils. Això garanteix que estiguin informats i compromesos en tot moment.
  • Secció de notícies: Empra aquesta secció per a compartir notícies relacionades amb el teu esdeveniment benèfic, històries inspiradores, testimoniatges de persones beneficiades per la causa, avanços en la recaptació de fons i qualsevol altra informació valuosa que desitgis comunicar.
  • Agenda de l’app: Proporciona una agenda detallada de l’esdeveniment, incloent-hi horaris, ubicacions i descripcions de les activitats. Això ajudarà els participants a planificar la seva assistència i aprofitar al màxim l’experiència de l’esdeveniment.
  • Integració amb el teu web i xarxes socials: Estalvia temps en la publicació de comunicats i actualitzacions en diverses plataformes i gestiona tot des d’un mateix lloc. També podràs programar continguts, la qual cosa simplificarà encara més la gestió de l’esdeveniment, permetent-te centrar-te en altres aspectes importants.
  • Gestió de venda d’entrades: eAgora pot ser una plataforma útil per a gestionar la venda d’entrades o inscripcions a l’esdeveniment. A més, ofereix opcions de pagament segures i senzilles, la qual cosa facilita la recaptació de fons benèfics.

5. Ofereix activitats i experiències atractives: Dissenya un programa d’activitats emocionant que involucri als assistents i reforci el propòsit de l’esdeveniment. Considera la possibilitat de tenir oradors inspiradors, presentacions artístiques o activitats relacionades amb la causa benèfica. Assegura’t d’oferir experiències significatives que facin que els participants se sentin connectats amb la causa i motivats a contribuir.

Com comunicar l’esdeveniment solidari?

La comunicació efectiva és essencial per a assegurar l’èxit del teu esdeveniment solidari i aconseguir els teus objectius de recaptació de fons. Aquí et presentem algunes estratègies clau per a comunicar el teu esdeveniment de manera efectiva:

1. Defineix el teu missatge: Abans de començar a comunicar el teu esdeveniment solidari, és important tenir clar quin és el missatge principal que desitges transmetre. Quina és la causa que secundes i per què és rellevant? Quins són els beneficis de participar en l’esdeveniment? Defineix un missatge clar i concís que sigui fàcil d’entendre i que generi interès i empatia en la teva audiència.

2. Utilitza diversos canals de comunicació: No et limitis a un sol canal de comunicació, aprofita la diversitat de plataformes disponibles per a arribar a diferents segments de la teva audiència. Utilitza les xarxes socials per a compartir informació sobre l’esdeveniment, publicar actualitzacions, compartir testimoniatges i promoure la venda d’entrades. A més, considera la creació d’un lloc web o blog dedicat a l’esdeveniment, on puguis oferir informació detallada, respondre preguntes freqüents i brindar un punt de contacte per als interessats.

També pots aprofitar els avantatges de la plataforma all-in-one eAgora per a millorar tant la comunicació com la gestió del teu esdeveniment benèfic. eAgora ofereix una varietat de funcionalitats que poden ser de gran utilitat. D’una banda, podràs enviar notificacions directament als participants de l’esdeveniment a través dels seus dispositius mòbils, mantenint-los informats i compromesos en tot moment. A més, podràs utilitzar la secció de notícies per a compartir novetats relacionades amb l’esdeveniment, històries inspiradores, testimoniatges de persones beneficiades per la causa, avanços en la recaptació de fons i qualsevol altra informació rellevant que desitgis transmetre. Així mateix, l’agenda de l’aplicació et permetrà proporcionar una programació detallada de l’esdeveniment, incloent-hi horaris, ubicacions i descripcions de les activitats, la qual cosa facilitarà als participants la planificació de la seva assistència i els ajudarà a aprofitar al màxim l’experiència. A més, eAgora s’integra amb el teu lloc web i xarxes socials, la qual cosa t’estalviarà temps en publicar comunicats i actualitzacions en diverses plataformes, i et permetrà gestionar-ho tot des d’un mateix lloc.

3. Crea contingut atractiu: El contingut visual i atractiu té un major impacte en la comunicació. Utilitza imatges cridaneres, vídeos curts, infografies i testimoniatges per a transmetre el missatge del teu esdeveniment de manera efectiva. Assegura’t que el contingut sigui rellevant, emocionalment impactant i capaç de generar interacció i compartir-se en xarxes socials.

4. Col·labora amb influencers i aliats: Els influencers i les persones influents en la teva comunitat poden exercir un paper crucial en la difusió del teu esdeveniment solidari. Identifica a aquells que estiguin alineats amb la teva causa i estableix col·laboracions amb ells. Poden ajudar-te a amplificar l’abast del teu esdeveniment, generar interès i augmentar la participació.

5. Ofereix informació clara i completa: Assegura’t de proporcionar informació detallada sobre l’esdeveniment, incloent-hi la data, hora, ubicació, programa, activitats especials i qualsevol requisit específic. Facilita la compra d’entrades o inscripcions, oferint opcions de pagament senzilles i segures com eAgora. A més, respon ràpidament a les consultes i preguntes dels interessats, brindant un excel·lent servei al client.

Com recaptar diners en un esdeveniment solidari i quina plataforma emprar per a vendre entrades?