Comunicació i participació en entitats més enllà de WhatsApp i xarxes socials

En el món actual, les entitats i associacions s’enfronten al desafiament constant de millorar la seva comunicació i fomentar la participació dels seus membres. No obstant això, l’ús exclusiu de WhatsApp i xarxes socials pot presentar limitacions a l’hora de brindar una experiència completa i eficient. És en aquest context que sorgeix eAgora, una plataforma all-in-one dissenyada específicament per a satisfer les necessitats de participació i comunicació interna i externa d’entitats i associacions.

Limitacions de l’Ús Exclusiu de WhatsApp i Xarxes Socials en entitats

A mesura que les entitats i associacions busquen millorar la seva comunicació en l’era digital, és important reconèixer les limitacions que poden sorgir en dependre exclusivament de WhatsApp i xarxes socials:

1. Fragmentació de la informació: En entitats i associacions que depenen exclusivament de WhatsApp i xarxes socials, la informació sovint es dispersa entre diferents xats, grups i publicacions. Això pot dificultar la cerca i recuperació de dades importants, especialment quan es necessita accedir a ells ràpidament. Per exemple, en una associació esportiva, la programació d’entrenaments i partits pot perdre’s enmig de múltiples converses en grups de WhatsApp, la qual cosa porta a confusions i retards en la planificació.
2. Privacitat i seguretat: Tant Whatsapp com les xarxes socials plantegen preocupacions quant a la privacitat i seguretat de la comunicació interna de les entitats. En WhatsApp, l’ús de números personals pot resultar invasiu i poc professional, especialment quan els membres desitgen mantenir una certa distància entre la seva vida personal i la seva participació en l’entitat. A més, les xarxes socials poden exposar informació delicada de l’entitat a persones no autoritzades. Per exemple, en una associació benèfica que maneja donacions, compartir detalls confidencials a través d’aquests canals pot representar un risc per a la seguretat i la confidencialitat dels donants.
3. Limitacions de col·laboració: WhatsApp i xarxes socials no proporcionen un entorn estructurat i organitzat per a dur a terme discussions i col·laboracions entre els membres de l’entitat. Les converses poden tornar-se confuses i difícils de seguir, especialment quan es necessita prendre decisions conjuntes o dur a terme projectes en equip. Per exemple, en una associació cultural que està organitzant un esdeveniment important, les discussions sobre el programa, els horaris i els rols dels voluntaris poden perdre’s enmig de múltiples missatges en grups de WhatsApp, la qual cosa dificulta la coordinació i l’execució eficient.
4. Dificultat per a distingir assumptes personals i professionals: En grups de WhatsApp, és comú que es barregin assumptes personals i professionals, la qual cosa pot resultar confús i poc eficient. Els membres poden rebre missatges relacionats amb l’entitat juntament amb missatges personals, la qual cosa dificulta la separació i l’enfocament en els temes rellevants per a l’entitat. A més, a l’entorn de xarxes socials, la comunicació relacionada amb l’entitat pot perdre’s fàcilment entre altres publicacions i distraccions. Per exemple, en una associació educativa que necessita comunicar-se amb pares i estudiants sobre esdeveniments i dates importants, els missatges poden perdre’s entre les converses personals en grups de WhatsApp, la qual cosa dificulta que la informació arribi a tots els destinataris de manera clara i oportuna.
5. Missatges importants sense confirmació de lliurament: Una de les limitacions de dependre exclusivament de WhatsApp i xarxes socials és la falta de confirmació de lliurament de missatges importants. A vegades, pot ser difícil saber si un missatge ha estat rebut i llegit pels destinataris. Això pot generar incertesa i retards en la comunicació. Per exemple, en una associació de voluntariat que necessita coordinar la participació dels seus membres en un esdeveniment benèfic, l’enviament d’instruccions i horaris a través de WhatsApp pot generar dubtes sobre si tots els voluntaris han rebut i comprès la informació adequadament.
6. Pèrdua de temps en la distribució d’informació: Una altra limitació comuna és la pèrdua de temps que comporta publicar la mateixa informació en múltiples canals. En dependre únicament de WhatsApp i xarxes socials, l’entitat ha de compartir la informació en cadascun d’aquests canals de manera individual, la qual cosa implica repetir el procés i consumir temps addicional. Per exemple, en una associació cultural que desitja difondre el llançament d’un nou projecte, ha de publicar la notícia en grups de WhatsApp, en les xarxes socials i possiblement en altres plataformes o fòrums rellevants. Això pot resultar tediós i poc eficient, ja que es requereix duplicar esforços i recursos per a aconseguir a tots els membres i seguidors de l’entitat.
   Addicionalment, una altra tasca tediosa i poc eficient que enfronten les entitats en dependre exclusivament de WhatsApp és la gestió de pagaments de quotes o contribucions dels associats. En molts casos, es requereix enviar recordatoris individuals a cada associat per a recordar-los la data límit de pagament i proporcionar-los els detalls necessaris.
   

Aquestes limitacions evidencien les dificultats i desafiaments que poden sorgir en dependre exclusivament de WhatsApp i xarxes socials per a la comunicació interna i externa en entitats i associacions. Per a superar aquestes limitacions i optimitzar la comunicació, eAgora ofereix una solució integral que centralitza i organitza la comunicació, evita la fragmentació de la informació, garanteix la privacitat i seguretat, facilita la col·laboració estructurada i proporciona un entorn dedicat exclusivament als assumptes professionals de l’entitat.

Eines per a optimitzar la comunicació, col·laboració i gestió interna en entitats

En l’actualitat, les entitats i associacions tenen a la seva disposició una àmplia gamma d’eines digitals i plataformes especialitzades que poden utilitzar per a optimitzar la seva comunicació, col·laboració i gestió interna. Aquestes eines permeten superar les limitacions de l’ús exclusiu de WhatsApp i xarxes socials, brindant solucions més eficients i efectives per a les necessitats específiques de cada entitat:

1. Slack: Slack és una plataforma de comunicació empresarial que permet als equips col·laborar i comunicar-se de manera eficient. Ofereix canals temàtics, missatges directes, integració amb altres eines i cerca d’arxius, la qual cosa facilita l’organització de les converses i la recuperació d’informació important.
2. Asana: Asana és una eina de gestió de projectes que ajuda les entitats a organitzar, assignar i donar seguiment a les tasques i projectes en curs. Permet crear llistes de tasques, establir dates límit, assignar responsabilitats i realitzar un seguiment del progrés, la qual cosa facilita la col·laboració i la coordinació entre els membres de l’equip.
3. Zoom: Zoom és una plataforma de comunicació i videoconferències que s’ha tornat especialment rellevant en el context actual, on les reunions presencials poden ser limitades. Permet fer videollamadas individuals i grupals, compartir pantalla, gravar sessions i col·laborar en temps real, la qual cosa facilita la comunicació i la celebració de reunions virtuals efectives.
4. Trello: Trello és una eina de gestió de projectes basada en taulers visuals. Permet organitzar tasques en targetes, moure-les entre llistes, assignar prioritats, agregar comentaris i adjuntar arxius. Aquesta plataforma és altament personalitzable i s’adapta a diferents metodologies de treball, la qual cosa la fa molt versàtil i útil per a la gestió de projectes interns.
5. eAgora: eAgora és una plataforma integral dissenyada específicament per a entitats i associacions. Ofereix una àmplia gamma de funcionalitats que inclouen comunicació interna i externa, gestió de pagaments de quotes, agenda, avisos i notificacions, enquestes, pressupostos participatius i més. eAgora es destaca pel seu enfocament en l’optimització de la comunicació i la participació dels membres, al mateix temps que simplifica tasques administratives i fomenta la col·laboració efectiva.

eAgora: la solució integral per a comunicació i participació en entitats

Com s’ha esmentat anteriorment, eAgora és una plataforma all-in-one dissenyada específicament per a entitats i associacions, que ofereix solucions efectives per a superar les limitacions de l’ús exclusiu de WhatsApp i xarxes socials en la comunicació interna i externa. A continuació, aprofundirem en les funcionalitats de eAgora, que abasten des de la gestió de la comunicació i la participació, fins a la recol·lecció i anàlisi de dades per a una presa de decisions més efectiva.

Comunicació i informació en entitats:

1. Agenda: Amb eAgora, pots organitzar i compartir fàcilment l’agenda d’esdeveniments, reunions i activitats de l’entitat. Els membres poden consultar l’agenda de forma centralitzada, la qual cosa evita confusions i garanteix que tots estiguin informats dels pròxims esdeveniments.
2. Notícies: La plataforma permet la creació i difusió de notícies rellevants per a la comunitat. Pots publicar actualitzacions importants, anuncis i comunicats, assegurant-te que tots els membres tinguin accés a la informació rellevant en un sol lloc.
3. Xat directe i segur: eAgora ofereix un xat intern segur, que facilita la comunicació directa entre els membres de l’entitat. Pots mantenir converses privades, discutir projectes, compartir idees i evitar la mescla d’assumptes personals i professionals que ocorre en grups de WhatsApp.
4. Enllaç amb xarxes socials i web: Amb eAgora, pots integrar els teus perfils de xarxes socials i el lloc web de l’entitat. Això permet compartir automàticament publicacions i actualitzacions en totes les plataformes, evitant la duplicació d’esforços i garantint una presència consistent en línia.
5. Justificant de recepció: Amb eAgora podràs sol·licitar confirmacions de lectura als destinataris i realitzar un seguiment detallat de qui ha llegit els documents enviats. A més, si hi ha destinataris que no han llegit la comunicació, es puguin enviar recordatoris per assegurar una major eficàcia en el lliurament i la lectura dels documents.

Participació i comunitat en entitats:

1. Votació digital: eAgora facilita la realització de votacions i enquestes en línia. Els membres poden participar i expressar les seves opinions de manera ràpida i senzilla, la qual cosa fomenta la participació activa i la presa de decisions col·laborativa.
2. Bústia de consultes: La plataforma proporciona un espai perquè els membres realitzin consultes, suggeriments i aportacions. Això fomenta un ambient de participació i obertura, on tots tenen l’oportunitat de fer sentir la seva veu i contribuir al desenvolupament de l’entitat.
3. Ludificació i assoliments: eAgora ofereix funcionalitats de ludificació, on els membres poden obtenir assoliments i recompenses per la seva participació activa i contribucions. Això crea un ambient divertit i motivador que impulsa la participació i el compromís dels membres.
4. Incidències: Amb eAgora, pots gestionar i resoldre incidències de manera eficient. Els membres poden reportar problemes, realitzar seguiments i rebre actualitzacions sobre l’estat de resolució, la qual cosa millora la transparència i la satisfacció de la comunitat.
5. Agenda col·laborativa: eAgora permet la creació d’una agenda col·laborativa, on els membres poden proposar i organitzar activitats conjuntes. Això fomenta la col·laboració i el treball en equip, enfortint els llaços dins de la comunitat.

Gestió i anàlisi de dades en entitats:

1. Panell de gestió: eAgora proporciona un panell de gestió complet, on pots accedir a estadístiques, mètriques i anàlisis sobre la participació dels membres, l’efectivitat de les comunicacions i altres aspectes rellevants. Això et permet prendre decisions informades i millorar contínuament les teves estratègies.
2. Gestió de pagaments: Amb eAgora, pots gestionar de manera eficient els pagaments, incloent-hi la gestió de quotes, pagaments recurrents i donacions. Els membres poden realitzar transaccions de manera segura i rebre notificacions automàtiques, la qual cosa simplifica el procés administratiu.
3. Gestió d’inscripcions i venda d’entrades: Si la teva entitat organitza esdeveniments, eAgora ofereix funcionalitats per a la gestió d’inscripcions i venda d’entrades en línia. Els membres poden registrar-se i adquirir entrades de manera senzilla, optimitzant el procés d’organització d’esdeveniments.
4. Reserva de cita i espais: eAgora facilita la gestió de reserves de cites i espais dins de l’entitat. Els membres poden reservar fàcilment cites amb el personal, sales de reunions o altres recursos, evitant conflictes i optimitzant l’ús dels recursos disponibles.
5. Servei tècnic en viu: eAgora ofereix suport tècnic en viu per a resoldre dubtes i brindar assistència als membres. Això garanteix una atenció ràpida i eficient, millorant l’experiència dels usuaris i enfortint la relació entre l’entitat i els seus membres.